Sjov E-mail Quiz

Opretter du en positiv, professionelt indtryk, når du e-maile dine kollegaer og kunder? Eller er Miss Manners skrigende i rædsel, hver gang du trykker på send-knappen? Er du bliver effektiv, når du sender beskeder, eller er du spilder tid? For at finde ud af, tage denne sjove quiz.

1. tonen i en professionel e-mail bør være:

a. konversation.

b. formel.

c. casual ligesom tonen du bruger med venner.

d. “Yo, dude! Annette?”

Svar: A. du kan være så afslappet som du ønsker med venner, bryde alle grammatik og tegnsætning reglerne du ønsker. Men det er ikke rigtigt til at kommunikere med kunder og kolleger. Business korrespondance bør være professionelle. I e-mail, professional giver sig udslag i konversation ikke alt for afslappet og ikke alt for formelle.

2. en metode til at opnå en konversation tone er at:

a. bruge slang vilkår og jargon.

b. Brug sammentrækninger.

c. bruge akronymer.

d. stå op og råber på tværs af kontoret. Se, om du kan starte “bølge”.

Svar: B. Når du taler i en samtale, skal du bruge sammentrækninger. Så er det acceptabelt at bruge dem i e-mail til at oprette en konversation tone.

3. når begynder at skrive en e-mail, skal du starte med:

a. modtagerens e-mail-adresse.

b. beskeden.

c. modtagerens navn.

d. “Yo, dude eller dudette!”

Svar: C. Start en besked med modtagerens navn er ikke kun mere personlig, det vil bidrage til at undgå misforståelser og forvirring. Hvis du begynder en besked uden modtagerens navn, ikke personen hvis meddelelsen er beregnet til ham/hende.

4. Når du skriver en e-mail-meddelelse, bør stk.:

a. være lange.

b. være kort.

c. være indrykket.

d. være usynlige ingen kan ødelægge det op på måde.

Svar: B. folk er ikke villige til at investere tid læse meddelelser, der vises for lang eller kedelige. Korte afsnit vises lettere at læse, fordi der er mere hvide rum. Der er også mindre chance for, at læseren vil gå glip af et punkt.

5. den bedste måde at tjene flere point i en e-mail er:

a. omfatte alle punkterne i det første afsnit.

b. omfatte alle punkter i sidste afsnit.

c. Brug lister med punkttegn eller tal / bogstaver.

d. sætte det på et banner og leje en flyvemaskine til at flyve over embedet trække banneret.

Svar: C. Hvis du lægger mere end et punkt i et afsnit, det kan være overset. Lister og kugler gør dine point skiller sig ud. De er også lettere for personen at se.

6. i slutningen af en e-postbesked, bør du medtage:

a. kun dit navn.

b. kun dit navn og virksomhed.

c. alle dine relevante kontaktoplysninger.

d. et billede af dit kæledyr python og twin tarantulas.

Svar: C. give folk med alle de oplysninger, de har brug for at kontakte dig i er mest praktisk for dem, uanset hvilken måde. De må ser helst telefon eller almindelig post via e-mail.

7. Hvis du kender modtagerens læser e-mails hurtigt og er ofte i en fart, er den bedste måde at sende et dokument:

a. Indsæt den i kroppen af meddelelsen.

b. vedhæfte det som et separat dokument.

c. Skriv langsomt.

d. har den leveret af brevduer.

Svar: A. Når modtageren er i en fart, han/hun vil være mindre tilbøjelige til at åbne en vedhæftet fil, fordi det tager ekstra tid. Personen er mere tilbøjelige til at læse noget, der er indsat lige foran ham/hende.

8. Når du sender en besked, skal du kopiere (“cc”):

a. alle i afdelingen bare i tilfælde.

b. din chef og din chef boss-så de ved, at du arbejder hårdt.

c. kun de mennesker, der absolut har brug for at vide.

d. den hele verden. Hvorfor ikke? Alle andre gør.

Svar: C. funktionen “cc” er den mest misbrugte funktion i e-mail. Ikke være en smerte!

9. Når du skriver en emnelinje:

a. bruge noget generelt, som “Hilsener” eller “Hej.”

b. være specifikke, men korte.

c. bruge flere sætninger.

d. “Hvis du ikke reagerer, vil jeg sende onkel Guido at bryde dine knæ caps.”

Svar: B. Andersen generisk emnelinjen ikke fortælle modtageren noget. Den

mere specifikke du er, jo bedre chance du har for at få modtageren til

Ã…bn meddelelsen.

10. at skrive en kortfattet e-mail:

a. Udelad ordrige sætninger.

b. Brug meget lille skrifttype (8 point).

c. type hurtigt.

d. Udelad alle andre bogstaver. “Oi eey ohr lte.”

Svar: A. en effektiv metode til kortfattet skriftlig er at udelade unødvendige

ord. Brug for eksempel, “nu” i stedet for “in den umiddelbare fremtid” og

“dobbelt” i stedet for “på to forskellige lejligheder.”

11. når det er muligt, skal e-mail-meddelelser:

a. ekstremt detaljerede, selv om meddelelsen er ganske langvarige.

b. holdt til en skærm.

c. videresendt til forfatteren af en tegneserie for fremtidige materiale.

Svar: B. de fleste læsere vil ikke tage tid til at læse mere end en skærm. Jo kortere beskeden er, jo bedre chance du har for at blive læst.

12. hvor meget plads kan typisk ses i emnelinjen?

a. 25-35 tegn.

b. 25-35 ord.

c. 50 75 karakterer.

d. 50 75 ord.

Svar: A. tegn er defineret som hvert bogstav eller plads. Med andre ord,

hver gang du flytter mellemrumstasten, tæller det som et tegn. Genstand

linje, der vises i de fleste folks e-mail vil vise ca 25-35

karakter.

13. når at reagere på en besked om det bedste tidspunkt for et møde, skal du vælge:

a. svar til alle.

b. svar.

Svar: B. knappen “Svar alle” vil sende et svar til alle, der var

modtog den oprindelige besked. De behøver ikke at kende din tidsplan. Du

bør “svar” for kun at møde koordinator. Så, han/hun kan vælge den

bedste tid og underrette alle.

Score:

13 = du er perfekt. (Men du vidste det allerede). Holde emailing!

10 -12 = du er okay. Være lidt mere forsigtig, selv. Du kan lære et par tips fra min bog, E-mail etikette Made Easy (se link i ressource boksen).

7 – 9 = du kunne bruge noget hjælp. Prøve min bog, E-mail etikette Made Easy (se link i ressource boksen).

Mindre end 7 = uh! Ring til mig nu! Vi vil planlægge din intense behandling straks.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *